人社部社保中心就制定发布《社会保险业务档案管理规定（试行）》
【导读】:人社部社保中心就制定发布《社会保险业务档案管理规定（试行）》答记者问
为了规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，充分发挥社会保险业务档案在服务民生、保障权益方面的重要基础作用，今年7月23日，人力资源社会保障部和国家档案局联合制定颁布了 《社会保险业务档案管理规定 （试行）》 （以下简称 《规定》）。近日，本报记者就 《规定》颁布实施的有关问题采访了人社部社保中心负责人。
记者：请您简要介绍一下《规定》制定发布的有关背景。
中心负责人：社会保险业务档案，是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保个人享受社会保险待遇的重要依据，是实现为参保个人 “记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要条件，也是反映社会保险事业发展的宝贵资料和重要历史凭证。
随着社会保险事业的发展和社会保险覆盖面不断扩大，社会保险业务档案资料不断增加，特别是建立覆盖城乡居民的社会保障体系目标的提出，社会保险将基本覆盖全体人群，由此产生的社会保险业务档案资料数量将更加庞大；再者，社会保障制度的不断建立和完善，也对社会保险业务档案规范化建设提出了新的要求，加强社会保险业务档案管理显得十分迫切。
近年来，各地积极探索社会保险业务档案管理的路径和方法，上海、天津、广东等地制定了社会保险业务档案管理规定或细则，对于加强社会保险业务档案管理发挥了积极作用。但从全国范围来看，社会保险业务档案管理还不够规范和统一。一是法律法规缺位。目前国家还没有制定全国性的社会保险业务档案管理规定，各地在业务档案管理方面无法可依，在很大程度上影响到社会保险事业的可持续发展。二是管理不够规范。目前多数省份尚未制定统一的社会保险业务档案管理办法，各地市在管理上政出多门。部分省份虽然制定了档案管理办法，但省际之间规定也不尽相同，给下一步统一管理带来障碍。三是管理基础薄弱。许多地方尚未设立专门的档案管理机构，没有配备专门的档案管理人员，场地、经费得不到落实，不但制约和影响了社会保险经办管理 “规范化、信息化、专业化”建设，也不符合为参保个人 “记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的要求。 根据原劳动和社会保障部统一安排，我们会同国家档案局从2006年起开始调研和起草 《规定》草案。经过两年多的反复研究论证和修改完善，《规定》于今年7月23日颁布，9月1日起正式实施。
记者：制定颁布 《规定》有什么意义和作用？
中心负责人： 《规定》的颁布实施弥补了社会保险业务档案管理方面的法规和制度空白，为规范社会保险业务档案管理，确保社会保险业务档案的安全完整和合理有效利用提供了重要的法律依据。其作用主要体现在以下三个方面：
一是对广大参保人员来说， 《规定》的颁布实施为更好地落实和保障参保对象的合法权益奠定了坚实的基础。社会保险业务档案是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保个人享受社会保险待遇的重要依据，是实现为参保个人 “记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的必要条件。《规定》从切实维护参保对象合法权益出发，就社会保险业务档案的管理职责、归档标准、保管期限等方面都作出了明确规定，对确保各类民生档案的安全、完整，更好地保存、保管参保对象的各类权益记录，切实维护和实现他们的各项社会保险权益将发挥十分重要的作用。
二是对各级经办机构而言， 《规定》的颁布实施为加快推进社会保险经办业务管理的标准化和规范化注入了新的动力。社会保险业务档案管理贯穿于社会保险登记、征缴、统计、待遇核发、稽核和社会化服务等经办业务的全程，与社会保险各项经办业务既紧密关联又相辅相成，是正确处理各项具体经办业务、支持经办工作顺利进行的重要基础,在整个社保工作中具有非常重要的地位。加强社会保险业务档案管理其实质就是推进社保经办机构进行科学管理、提高工作效率的过程。因此，依法加强和规范社会保险业务档案管理，不断提高管理水平，既是加快推进社会保险经办工作标准化和规范化的重要内容，也是全面提升经办能力和管理水平的有效途径。
三是从社会保险制度运行的角度看，《规定》的颁布实施为推动和实现社会保险事业可持续健康发展提供了可靠的支撑。实现社会保险事业可持续发展，既要不断建立和完善相关制度，也需要不断打牢确保制度健康运行的各项基础工作。而社会保险业务档案管理就是支撑社会保险制度健康运行的一项十分重要的基础性工作。我国的社会保险制度从局部试点到全面推开，已经走过了20多年的历程，各地已经积累了大量的业务档案资料，但在《规定》颁布之前，国家还没有制定全国性的社会保险档案业务管理规定。法律的缺位使各地在业务档案管理无法可依，在一定程度上已经威胁到社会保险事业的可持续健康发展。《规定》的颁布实施必将有力推动社会保险业务档案管理走上标准化、规范化的轨道，为实现社会保险事业健康可持续发展提供重要的保障和支撑。
记者： 《规定》主要对哪些问题作出了明确的规范？
中心负责人：《规定》共16条，主要明确了制定《规定》的依据和适用范围，社会保险业务档案的概念及其管理职责、条件、制度，档案的形成、分类方法、保管期限以及利用、鉴定、销毁、移交和法律责任等内容。重点包括以下几个方面：
一是明确了社会保险业务档案的范围。 《规定》明确：社会保险业务档案主要是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史纪录。
二是明确了社会保险业务档案的管理主体。按照 《规定》有关要求，社会保险经办机构是社会保险业务档案管理的法律主体，应当认真履行 《规定》赋予的职责。受人力资源社会保障行政部门的领导和委托，社会保险经办机构要积极进行与社会保险业务档案管理有关的业务监督检查和调查工作。
三是确定了社会保险业务档案的分类方法。本着既方便归档整理，又方便检索利用的原则，明确了采用 “年度—业务环节”或 “年度—险种—业务环节”分类的方法。这样既符合社会保险业务经办的特点和规律，也兼顾多数省份业务档案管理的实际做法，并给地方留有一定的选择空间。同时 《规定》中明确，在全省范围内分类方法必须统一，主要是考虑档案管理要为推进省级统筹创造条件，同时也便于国家对此项工作开展检查和考评。
四是制定了社会保险业务档案的保管期限。根据国家档案局 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的有关规定，考虑到社会保险业务 “记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的总体要求，同时区分不同业务档案的保存价值及管理需要，除少量档案须永久保存外，定期保存档案确定了10年、30年、50年、100年四个档次。同时也规定，有的档案资料到达保存期后，如果经鉴定发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应重新确定保管期限。
五是明确了违反 《规定》的法律责任。 《规定》明确了五种违规行为，以及社会保险经办机构及其工作人员有违规行为时，应承担的相应行政责任和赔偿责任。
记者：一般的档案保管年限大都是10年、30年和50年，为什么社会保险业务档案的保管期限增加了100年的档次？
中心负责人：这是 《规定》的一个亮点，体现了社会保险业务档案作为重要的民生档案，区别其它业务档案的一个重要特征。社会保险业务档案涉及参保对象的基本情况和参保缴费等信息，关系着参保对象能否依法享受社会保险待遇等切身利益，因此有些信息和档案材料必须要确保伴随和服务参保对象的一生，有的甚至需要更长一点的时间。因此， 《规定》增加了100年的定期保管年限；同时也明确列出了需要保管100年的档案资料范围。
记者：对下一步推动 《规定》的贯彻落实你们有什么具体打算？
中心负责人：贯彻《规定》，我们准备分两个阶段开展工作：今年年底前重点抓《规定》的学习、宣传和贯彻落实；从明年开始，组织开展系统业务档案管理达标活动，准备用3年左右的时间，争取绝大多数社会保险经办机构基本实现“落实制度措施、落实场地设施、落实专业人员、落实经费保障”，业务管理达到国家或省相关规定标准的目标要求。近期拟指导各级经办机构重点做好以下几个方面的工作：
一是制定工作计划。要求各地把学习贯彻 《规定》作为当前和今后一个时期重要的基础性工作，结合本地档案管理工作实际，认真研究制定工作计划，抓好动员学习和工作部署，有计划分步骤地推动《规定》的贯彻实施。
二是搞好宣传学习。抓住《规定》颁布实施的有利时机，加大对社会保险档案工作意义作用的宣传力度,充分利用各种有效宣传手段和宣传方式,广泛宣传做好社会保险档案管理工作的重要性和必要性,提高系统工作人员社会保险档案管理意识，增强加强档案管理的自觉性和主动性。
三是抓紧建章立制。重点是指导各地建立健全档案收集、整理、统计、保管、利用、保密、鉴定、销毁等各项基础管理制度，同时要研究制订分类、立卷等标准，将实现社会保险业务档案管理标准化贯穿于档案管理的全过程。
四是加强基础建设。指导各地积极争取相关部门的支持，着力解决档案库房、基础设备、人员编制、经费保障等基础建设问题，逐步改善工作环境和工作条件。同时积极探索社会保险业务档案数字化和网络化建设。
五是开展业务培训。重视和加强对档案管理人员的业务培训，探索建立分级负责、制度化的档案管理人员业务培训的体制和工作机制。积极组织档案业务管理教材的开发和推广，争取同级档案行政管理部门的支持，共同做好培训工作。
六是适时开展达标考核。指导省级社保经办机构认真履行社会保险业务档案管理职能，依法对行政区域内的社会保险业务档案管理工作进行监督指导。拟定下发《社会保险业务档案管理标准》和考评活动方案，按照部考评省一级，省级考评市县的原则，精心组织好考评验收。力争用3年左右的时间，使全系统社会保险业务档案管理基本实现制度化、规范化、标准化的管理目标。
记者：在推进民生档案更好地保障权益、方便群众方面你们还准备采取哪些具体措施？
中心负责人：社会保险业务档案是民生档案的重要组成部分，加强档案管理，确保档案资料安全、完整，本身就是维护和保障参保人员合法权益的重要体现。在加强管理、确保安全的基础上，我们还要指导各地加强对档案资料的合理开发和利用，按照相关法律法规规定做好档案向民众开放工作，完善业务流程，改进查询手段，提高查询效率，方便参保单位和个人及时便捷地查询和利用档案。同时我们还将要求有条件的地方，加强对档案信息资料的整理和综合分析，挖掘其中对规范经办业务管理和服务社会大众的有价值的各类信息，及时提供给有关机构或向社会发布，以更好地发挥社会保险业务档案在规范经办业务管理、主动服务社会大众方面的积极作用，满足社会各方面对档案管理和利用的合理需求。